Деловой комфорт: на чем не стоит экономить
Деловой комфорт: на чем не стоит экономить
|
|
Этапы развития любой коммерческой организации в чем-то похожи на жизненный путь человека. По мере «возмужания», приходится решать все более усложняющиеся задачи. Прежде всего, в процессе роста компании, будь то торговая фирма, туристическое агентство или дизайнерская студия, должны изменяться принципы управления, подвергаться существенной коррекции система принятия решений и распределения обязанностей.
Надо сказать, изменения эти зачастую протекают трудно и болезненно. Такие проблемы реорганизации, которые можно с полным основанием назвать болезнями роста, особенно актуальны для российского малого бизнеса. Но, судя по тому, что немало отечественных компаний с многомиллионным оборотом сумели вырасти из крошечных фирмочек со штатом в несколько человек, с возникшими трудностями вполне можно справиться.
В ряду таких болезней роста одной из самых серьезных является желание сэкономить любыми способами. Зачастую это стремление приводит к тому, что выбираются самые бюджетные решения (например, для оснащения компании офисной техникой). Также нередко сотрудники в добровольно-принудительном порядке вынуждены брать на себя совсем не свойственные им обязанности. Такой подход оправдан в маленькой компании, работающей на пределе рентабельности, но становится малоэффективным при ее росте и очень скоро начинает мешать развитию.
Например, глава небольшой фирмы может с успехом выполнять функции отдела кадров (вести поиск сотрудников, проводить собеседования, выстаивать график отпусков и т.п.), пока штат не разрастется до нескольких десятков человек. Потом руководителю все же придется делегировать часть своих полномочий специалисту, иначе скоро все его рабочее время будет тратиться на решение только кадровых вопросов.
Точно также ведущий программист маленькой девелоперской компании может налаживать компьютерную технику и администрировать локальные сети (вряд ли получая вознаграждение за дополнительные трудозатраты). Но для сколько-нибудь крупной компании это нонсенс.
Таким образом, успех компании оказывается в прямой зависимости от умения руководства разграничить сферы ответственности и возложить обязанности на тех, кто справится с ними наилучшим образом.
Офис как индикатор
Показательным в этом смысле является вопрос обустройства офиса. На нем, как на лакмусовой бумажке, проступают все проблемы компании. Иной раз достаточно мельком взглянуть на взаимное расположение рабочих мест, вид внутренней отделки или качество напольных покрытий, чтобы составить представление о «недугах» данного бизнеса.
При обустройстве нового или ремонте старого офиса перед компанией встает ряд серьезных задач, от оптимального решения которых во многом будут зависеть ее дальнейшие успехи. Необходимо грамотно сконфигурировать рабочие места, обеспечить такие элементарные вещи, как хорошее освещение, доступ свежего воздуха, подобрать удобную и стилистически однородную мебель.
Уже на этапе выбора помещения под новый офис закладывается базис для возникновения будущих успехов или проблем. Нередко из многих вариантов выбирается самый дешевый . К примеру, арендуется подвальное помещение, крайне плохо подходящее для устройства офиса, чтобы, немедленно туда переехав, провести небольшой ремонт – нередко силами самих сотрудников.
Известен случай, когда сотрудникам одной компании-разработчика программного обеспечения приходилось доводить до ума очередной «горящий» проект под стук отбойных молотков и визг дрели – перепланировка происходила практически в том же помещении. Об эффективной и качественной работе в таких условиях не могло быть и речи.
Даже если помещение по санитарно-гигиеническим показателям подходит для использования в качестве офиса, его еще необходимо грамотно обустроить. Здесь также открывается немало возможностей «сэкономить». Так, решения и материалы для устройства полов, потолков и отделки стен могут выбираться по принципу «что подешевле». При этом не учитываются ни их эксплуатационные характеристики (например, акустические свойства потолков или износостойкость напольных покрытий), ни экологичность материалов. Где уж вникать в такие «незначительные» детали, если нужно уложиться в крохотную смету, сформированную по остаточному принципу.
Но и в том случае, если выбор пал на заведомо качественные материалы, будь то подвесные потолки «Armstrong» или паркетные полы «Tarkett», остается задача обеспечения столь же качественного монтажа. И с ней не всегда может справиться любая, выбранная из-за доступных расценок бригада строителей и, тем более, сами сотрудники, не имеющие ни соответствующих навыков, ни опыта.
Лицо компании
Офис – это не просто совокупность рабочих мест сотрудников, зачастую он несет и четкие представительские функции. Интерьер офиса о многом говорит клиентам, партнерам и гостям, формируя определенный образ компании. К сожалению, у российского малого бизнеса другие приоритеты, и имиджевые вопросы отводятся, в лучшем случае, на второй план.
Очень нагляден пример одной небольшой компании (названия мы упоминать не будем), несколько лет назад наладившей производство высококачественных иммунохимических препаратов. Ее продукция высоко ценилась и в России, и на Западе, и довольно часто зарубежные партнеры изъявляли желание ознакомиться с методами работы и пообщаться со специалистами компании.
Однако принимать гостей было просто негде. Все свободные средства этой процветающей компании направлялись на развитие производства (что, несомненно, очень важно). В то же время руководитель счел излишней расточительностью тратиться на обустройство производственных лабораторий. Обошел он вниманием даже собственный кабинет, который остался «спартанским обиталищем» биохимика с присущими ему бесхитростной функциональностью и творческим беспорядком. Поэтому переговоры с партнерами он был вынужден проводить в чужом офисе!
Увы, не всегда этот «показной» офис был свободным… Совершенно очевидно, что такое остроумное и экономное, на первый взгляд, решение стоило компании потери серьезных инвестиций и выгодных заказов.
Разделить и обустроить
До определенного этапа все сотрудники могут работать в одном помещении под пристальным присмотром руководителя. Но рано или поздно разграничение рабочего пространства и выделение индивидуальных рабочих мест становится настоятельной необходимостью. Особо важно это для специалистов, выполняющих работу, требующую значительного напряжения и высокой концентрации внимания. Рабочее место такого сотрудника обязательно должно быть изолированным.
Так возникает потребность выделить в офисе несколько зон и, по возможности, изолировать их друг от друга – это кабинет руководителя, комната для переговоров, рекреационная зона и, конечно же, рабочая зона (рабочие места сотрудников, клиентский зал и т.п.).
По мнению специалистов компании «Астарта-Престиж», лидера в области обустройства офисов, все эти задачи наилучшим образом решаются установкой стационарных или мобильных перегородок. Так что едва ли кому-нибудь придет в голову сооружать что-то подобное из подручных материалов (фанеры или ДСП). Подлинного качества и эффективности можно добиться только в том случае, если все этапы работ, от проектирования и обмеров до изготовления и монтажа конструкций, поручены профессионалам.
Отечественный строительный рынок предлагает для этих целей изобилие современных решений – от вполне доступных до эксклюзивных.
Как правило, в качестве каркаса для офисных перегородок применяется стальной или алюминиевый профиль. Также довольно распространен ПВХ, но его приходится армировать стальными вставками. Наиболее доступным вариантом перегородок являются гипсокартонные листы на стальном или алюминиевом каркасе с различными вариантами покрытия по цвету и по фактуре. Особенно сейчас популярны виниловые покрытия Дюрафорт. Использование таких материалов позволяет подобрать оптимальный вариант как с точки зрения стиля помещения, так соответствия корпоративным цветам – если есть такая потребность. Для лучшей звукоизоляции пространство между листами прокладывают минераловатными матами.
Более престижные варианты предусматривают перегородки с двойным остеклением. В качестве полезной и удобной опции возможна установка жалюзи между двумя стеклами, тонирование или матирование специальными пленками.
Нередки и комбинированные перегородки, где непрозрачная нижняя часть из гипсокартона сочетается с прозрачной верхней. Применение комбинированных офисных перегородок с прозрачной частью, помимо эстетических соображений, позволяет сохранять визуальный контакт именно там, где это необходимо. Тем самым повышается эффективность работы, и каждый сотрудник может ощущать себя как часть единого коллектива.
Эффектно смотрящиеся перегородки из цельного закаленного стекла в обжимном профиле подходят далеко не для всех офисов – рабочее место в таком «аквариуме» будет не самым комфортным, да и удовольствие это не из дешевых. Но внешний вид такого офиса будет очень современным, подчеркивая инновационность компании и ее устремленность в будущее.
Комбинирование перегородок различной высоты позволяет создавать в пределах одного помещения зоны с различными акустическими характеристиками. Например, один сектор рабочего пространства может быть хорошо защищен от проникновения шумов снаружи, а другой, наоборот, облегчать общение менеджера с клиентом.
В том случае, если установка стационарных перегородок невозможна (например, из-за запрета арендодателя на монтажные работы), предпочтительно использование мобильных перегородок, которые устанавливаются без крепления к полу и потолку. С их помощью можно оперативно создавать индивидуальные рабочие места, а также переустановить модули в соответствии с изменяющимися требованиями к планировке офиса. Для тех компаний, где под проекты привлекаются временные сотрудники, это может быть оптимальным решением.
Время - деньги
Важным при обустройстве офиса является и вопрос сроков. Каждый день задержки выливается в крупные финансовые потери для компании. Рабочие процессы на период ремонта старого офиса или переезда в новый оказываются остановлены или сильно нарушены. Вот еще одна причина, почему стоит обратиться к профессионалам, которые могут с точностью до часа рассчитать сроки выполнения работ и соблюсти их без ущерба для качества. Это можно сказать о любом аспекте обустройства офиса – от наладки компьютерной техники и средств связи до монтажа полов и потолков.
Но какие сроки реальны? Стоит ли запасаться терпением на месяц или два? Прежде всего, это зависит от степени готовности помещений. Если досталось помещение вовсе без отделки, например, в только что сданном здании, устройство чистого пола, монтаж потолков, разводка коммуникаций может растянуться на несколько недель.
Идеальный вариант, если арендуются помещения уже с напольным и потолочными покрытиями. Здесь достаточно сконфигурировать рабочие места с помощью стационарных или мобильных перегородок. И сделать это можно за считанные дни. К примеру, такая масштабная задача, как монтаж 400 рабочих мест в офисе компании «CBOSS» из мобильных модулей, специалистами «Астарта-Престиж» была реализована всего за четыре дня.
Итак, в таком ответственном деле, как обустройство офиса, «самодеятельность» и недальновидное желание сэкономить оборачиваются лишь финансовыми потерями. Для создания комфортных условий работы сотрудников необходимо привлекать специалистов, которые способны учесть множество факторов, не очевидных для обывателя, и предложить наиболее оптимальное решение для каждого конкретного случая. Таким образом, максима малого бизнеса «Хочешь, чтобы дело было сделано – делай его сам» должна быть трансформирована в корпоративный лозунг «Поручи дело профессионалу».
Александр Майоров, по материалам пресс-службы компании «Астарта Престиж»
добавить свою компанию